Van Baaren Advocatuur respecteert de privacy van cliënten en andere personen van wie zij persoonsgegevens verwerkt. Persoonsgegevens en andere vertrouwelijke informatie worden zorgvuldig en vertrouwelijk behandeld.
Onder persoonsgegevens wordt verstaan alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Ook informatie die indirect tot een persoon kan worden herleid, kan een persoonsgegeven zijn.
Met dit Privacy Statement geeft Van Baaren Advocatuur uitvoering aan haar informatieverplichtingen op grond van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en overige toepasselijke privacywetgeving.
Artikel 1 – Verwerkingsverantwoordelijke en contactgegevens
1. Van Baaren Advocatuur is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens waarop dit Privacy Statement betrekking heeft. Dit betekent dat Van Baaren Advocatuur het doel en de middelen van deze verwerkingen bepaalt.
2. De contactgegevens van Van Baaren Advocatuur zijn:
Van Baaren Advocatuur
Sportlaan 7
5298 VP Liempde
E-mail: privacy@vanbaarenadvocatuur.nl)
Telefoon: 0411 85 17 17
3. Vragen over de verwerking van persoonsgegevens of verzoeken met betrekking tot privacyrechten kunnen via bovenstaande contactgegevens aan Van Baaren Advocatuur worden gericht.
Artikel 2 – Doeleinden van de verwerking
1. Van Baaren Advocatuur verwerkt persoonsgegevens voor zover dit noodzakelijk of relevant is voor onder meer de volgende doeleinden:
a. het beoordelen, aanvaarden en uitvoeren van opdrachten tot juridische dienstverlening;
b. het geven van juridisch advies en het behartigen van de belangen van cliënten;
c. het voeren en begeleiden van gerechtelijke, bestuursrechtelijke, arbitrale en andere procedures;
d. advisering, onderhandeling, bemiddeling, verwijzing en het inschakelen van deskundigen of andere derden;
e. het voeren van dossier- en cliëntenadministratie;
f. het factureren en innen van declaraties;
g. het voldoen aan wettelijke, beroepsrechtelijke en administratieve verplichtingen;
h. het voorkomen en bestrijden van fraude, misbruik en andere onrechtmatige gedragingen;
i. het beveiligen van de systemen, gegevens en bedrijfsvoering van Van Baaren Advocatuur;
j. het behandelen van vragen, verzoeken en klachten;
k. het onderhouden van contacten en, voor zover toegestaan, het verrichten van marketing- en communicatieactiviteiten;
l. het verbeteren, beveiligen en doelmatig uitvoeren van de dienstverlening, waaronder het verantwoord inzetten van technologische hulpmiddelen en kunstmatige intelligentie.
2. Persoonsgegevens worden niet verder verwerkt op een wijze die onverenigbaar is met de doeleinden waarvoor zij zijn verkregen.
Artikel 3 – Categorieën persoonsgegevens en bronnen
1. Afhankelijk van de aard van de dienstverlening kan Van Baaren Advocatuur onder meer de volgende categorieën persoonsgegevens verwerken:
a. naam-, adres- en woonplaatsgegevens;
b. contactgegevens, zoals telefoonnummer en e-mailadres;
c. geboortedatum en, indien noodzakelijk, andere identificatiegegevens;
d. financiële en administratieve gegevens;
e. gegevens over de zakelijke of persoonlijke omstandigheden van betrokkenen;
f. gegevens die zijn opgenomen in correspondentie, overeenkomsten, processtukken, bewijsstukken en andere dossierstukken;
g. gegevens betreffende wederpartijen, getuigen, deskundigen, werknemers, bestuurders, aandeelhouders of andere bij een zaak betrokken personen;
h. overige persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de juridische dienstverlening of de nakoming van wettelijke of beroepsrechtelijke verplichtingen.
2. Indien dit voor de behandeling van een zaak noodzakelijk is, kan Van Baaren Advocatuur tevens bijzondere categorieën van persoonsgegevens verwerken, zoals gegevens over gezondheid, godsdienst of levensovertuiging, politieke opvattingen, vakbondslidmaatschap of seksuele gerichtheid, alsmede persoonsgegevens van strafrechtelijke aard. Dergelijke gegevens worden uitsluitend verwerkt indien daarvoor een toereikende wettelijke grondslag en, waar vereist, een toepasselijke wettelijke uitzondering bestaat.
3. Persoonsgegevens kunnen onder meer worden verkregen:
a. rechtstreeks van de betrokkene of cliënt;
b. van wederpartijen en hun adviseurs;
c. van gerechten, arbitrale colleges, bestuursorganen en andere instanties;
d. van deskundigen en andere bij een dossier betrokken derden;
e. uit openbare registers en andere openbaar toegankelijke bronnen;
f. uit documenten en andere informatie die in het kader van de juridische dienstverlening worden ontvangen.
Artikel 4 – Grondslagen voor de verwerking
1. Van Baaren Advocatuur verwerkt persoonsgegevens uitsluitend indien daarvoor een rechtsgeldige grondslag bestaat. Afhankelijk van de betreffende verwerking kan dit zijn:
a. de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst of om op verzoek van betrokkene vóór het sluiten van een overeenkomst maatregelen te nemen;
b. de verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting;
c. de verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van een gerechtvaardigd belang van Van Baaren Advocatuur of van een derde, tenzij de belangen of grondrechten en fundamentele vrijheden van de betrokkene zwaarder wegen;
d. de betrokkene heeft toestemming gegeven voor een of meer specifieke verwerkingen;
e. een andere in de AVG of toepasselijke wetgeving genoemde rechtsgrond is van toepassing.
2. Wanneer toestemming de grondslag voor een verwerking vormt, kan de betrokkene deze toestemming te allen tijde voor de toekomst intrekken. De rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking wordt daardoor niet aangetast.
3. Voor bijzondere categorieën van persoonsgegevens en persoonsgegevens van strafrechtelijke aard past Van Baaren Advocatuur naast een grondslag voor de verwerking tevens de daarvoor geldende aanvullende wettelijke voorwaarden en uitzonderingen toe.
Artikel 5 – Verstrekking aan en verwerking door derden
1. Van Baaren Advocatuur verstrekt persoonsgegevens uitsluitend aan derden voor zover dit noodzakelijk is voor de juridische dienstverlening, de bedrijfsvoering, de beveiliging daarvan of om aan een wettelijke verplichting te voldoen.
2. Afhankelijk van de omstandigheden kunnen persoonsgegevens onder meer worden verstrekt aan:
a. gerechten, arbitrale colleges en geschillencommissies;
b. wederpartijen en hun advocaten of andere adviseurs;
c. deurwaarders, notarissen, accountants, deskundigen en andere professionele dienstverleners;
d. waarnemende of ingeschakelde advocaten;
e. overheidsinstanties en toezichthouders indien een wettelijke verplichting tot verstrekking bestaat;
f. leveranciers van IT-, hosting-, cloud-, beveiligings- en communicatiediensten;
g. leveranciers van door Van Baaren Advocatuur goedgekeurde toepassingen op het gebied van kunstmatige intelligentie.
3. Voor zover een derde ten behoeve van Van Baaren Advocatuur persoonsgegevens verwerkt en daarbij als verwerker in de zin van de AVG kwalificeert, maakt Van Baaren Advocatuur met deze partij de op grond van de AVG vereiste afspraken over de verwerking en beveiliging van persoonsgegevens.
4. Een derde die voor zijn eigen doeleinden en onder eigen verantwoordelijkheid persoonsgegevens verwerkt, is zelf verantwoordelijk voor de naleving van de op hem toepasselijke privacywetgeving.
5. Van Baaren Advocatuur verstrekt niet meer persoonsgegevens aan derden dan voor het betreffende doel noodzakelijk is.
Artikel 6 – Beveiliging en vertrouwelijkheid
1. Van Baaren Advocatuur neemt, rekening houdend met de stand van de techniek, de aard en omvang van de verwerking en de daarmee verbonden risico’s, passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, onbevoegde toegang, ongeoorloofde verstrekking, wijziging of andere onrechtmatige verwerking.
2. Bij de keuze en het gebruik van externe dienstverleners houdt Van Baaren Advocatuur rekening met de vertrouwelijkheid en beveiliging van persoonsgegevens en, waar van toepassing, met de eisen die voortvloeien uit het beroepsgeheim van de advocaat.
3. Personen die onder verantwoordelijkheid van Van Baaren Advocatuur toegang hebben tot persoonsgegevens, verwerken deze uitsluitend voor zover dit voor hun werkzaamheden noodzakelijk is en zijn gehouden tot vertrouwelijkheid.
Artikel 7 – Gebruik van kunstmatige intelligentie
1. Van Baaren Advocatuur kan bij de uitvoering van haar juridische dienstverlening gebruikmaken van gesloten en door haar goedgekeurde toepassingen die zijn gebaseerd op kunstmatige intelligentie, hierna: AI. AI kan onder meer ondersteunend worden ingezet voor document- en data-analyse, juridisch onderzoek en het opstellen of bewerken van conceptdocumenten.
2. Voor zover bij het gebruik van AI persoonsgegevens of vertrouwelijke informatie worden verwerkt, gebeurt dit uitsluitend binnen private, contractueel afgeschermde AI-omgevingen binnen de Europese Unie en met inachtneming van de toepasselijke privacywetgeving, het beroepsgeheim en de voor advocaten geldende beroepsregels.
3. Van Baaren Advocatuur verwerkt via AI niet meer persoonsgegevens of vertrouwelijke informatie dan voor het betreffende doel noodzakelijk is. Waar dit passend en redelijkerwijs mogelijk is, worden gegevens vooraf geanonimiseerd of gepseudonimiseerd.
4. Persoonsgegevens en vertrouwelijke cliëntinformatie worden niet ingevoerd in openbare of publiek toegankelijke AI-modellen en worden niet gebruikt voor het trainen van commerciële of publiek beschikbare AI-modellen.
5. Van Baaren Advocatuur ziet erop toe dat bij het gebruik van externe AI-leveranciers passende technische, organisatorische en contractuele waarborgen gelden ten aanzien van onder meer vertrouwelijkheid, beveiliging, opslag, toegang en de verwerking van persoonsgegevens.
6. AI wordt uitsluitend als ondersteunend hulpmiddel gebruikt. Door AI gegenereerde informatie wordt niet zonder menselijke inhoudelijke controle gebruikt voor de juridische dienstverlening. Juridische adviezen, documenten en processtukken worden steeds door de behandelend advocaat beoordeeld en, waar nodig, aangepast voordat zij definitief worden gebruikt of verstrekt. De behandelend advocaat blijft verantwoordelijk voor de juridische beoordeling en de inhoud en kwaliteit van de dienstverlening.
7. Van Baaren Advocatuur maakt bij haar juridische dienstverlening geen gebruik van uitsluitend op geautomatiseerde verwerking gebaseerde besluitvorming of profilering via AI-systemen. Besluitvorming en juridische beoordeling vinden steeds door een bevoegde advocaat plaats.
Artikel 8 – Bewaartermijnen
1. Van Baaren Advocatuur bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij zijn verwerkt, tenzij een langere bewaartermijn voortvloeit uit wet- of regelgeving of noodzakelijk is in verband met de rechtspositie van Van Baaren Advocatuur of een betrokkene.
2. Cliëntdossiers worden in beginsel gedurende zeven jaar na beëindiging van de opdracht bewaard, tenzij omstandigheden van het concrete dossier of toepasselijke wet- en regelgeving aanleiding geven tot een andere bewaartermijn.
3. Voor financiële, fiscale en administratieve gegevens gelden de daarvoor toepasselijke wettelijke bewaartermijnen.
4. Na het verstrijken van de toepasselijke bewaartermijn worden persoonsgegevens verwijderd of vernietigd, tenzij verdere bewaring rechtmatig en noodzakelijk is.
Artikel 9 – Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte
1. Van Baaren Advocatuur streeft ernaar persoonsgegevens zoveel mogelijk binnen de Europese Economische Ruimte, hierna: EER, te laten verwerken.
2. Indien persoonsgegevens worden doorgegeven aan of toegankelijk zijn vanuit een land buiten de EER, geschiedt dit uitsluitend met inachtneming van de toepasselijke wettelijke voorwaarden voor internationale doorgifte van persoonsgegevens.
3. Van Baaren Advocatuur maakt daarbij, waar vereist, gebruik van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of andere wettelijk toegestane passende waarborgen.
Artikel 10 – Rechten van betrokkenen
1. Een betrokkene kan, voor zover de AVG daarop recht geeft, Van Baaren Advocatuur verzoeken om:
a. inzage in zijn of haar persoonsgegevens;
b. rectificatie van onjuiste of onvolledige persoonsgegevens;
c. verwijdering van persoonsgegevens;
d. beperking van de verwerking;
e. overdracht van persoonsgegevens;
f. bezwaar tegen een verwerking;
g. intrekking van eerder gegeven toestemming.
2. Een verzoek kan worden ingediend via de in artikel 1 genoemde contactgegevens.
3. Van Baaren Advocatuur kan ter bescherming van persoonsgegevens verlangen dat de betrokkene zijn of haar identiteit op passende wijze aantoont.
4. Van Baaren Advocatuur reageert in beginsel binnen één maand na ontvangst van een verzoek. Indien dit gelet op de complexiteit of het aantal verzoeken noodzakelijk is, kan deze termijn overeenkomstig de AVG worden verlengd. De betrokkene wordt daarvan tijdig in kennis gesteld.
5. De rechten van betrokkenen zijn niet absoluut. Van Baaren Advocatuur kan een verzoek geheel of gedeeltelijk afwijzen indien daarvoor een wettelijke grond bestaat. Daarbij kan onder meer betekenis toekomen aan wettelijke bewaarplichten, de bescherming van de rechten en vrijheden van anderen en het beroepsgeheim van de advocaat.
6. Indien de betrokkene bezwaar heeft tegen de wijze waarop Van Baaren Advocatuur persoonsgegevens verwerkt, kan hij of zij hierover contact opnemen met Van Baaren Advocatuur. Daarnaast bestaat het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Artikel 11 – Datalekken
1. Indien zich een inbreuk in verband met persoonsgegevens voordoet, beoordeelt Van Baaren Advocatuur overeenkomstig de AVG of daarvan melding moet worden gedaan aan de Autoriteit Persoonsgegevens.
2. Indien een dergelijke inbreuk waarschijnlijk een hoog risico voor de rechten en vrijheden van een betrokkene inhoudt, wordt de betrokkene daarover geïnformeerd voor zover de AVG dit vereist.
Artikel 12 – Wijzigingen
1. Van Baaren Advocatuur kan dit Privacy Statement wijzigen indien ontwikkelingen in wet- en regelgeving, beroepsregels, technologie, dienstverlening of de wijze van verwerking van persoonsgegevens daartoe aanleiding geven.
2. De actuele versie van het Privacy Statement wordt door Van Baaren Advocatuur beschikbaar gesteld.
3. Bij een wezenlijke wijziging in de wijze waarop persoonsgegevens worden verwerkt, zal Van Baaren Advocatuur betrokkenen daarover informeren voor zover dit op grond van de AVG is vereist.
Versie: september 2026